Unternehmen weltweit sind an eine stetig wachsende Anzahl an Gesetzen und Richtlinien zur Aufbewahrung digitaler Dokumente und Korrespondenz gebunden. Die Kommunikation per E-Mail steigt und gerade in Deutschland unterliegen sie strengen Vorgaben.





Halten Sie die gesetzlichen aufbewahrungsfristen auch für Ihre digitalen Handels- und Geschäftsbriefe ein?

  • Steuerlich relevante Akten und Korrespondenz (Bsp. Schriftverkehr die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, rückgängig macht oder abschließt): 6 Jahre
  • Belege der kfm. Buchführung: 10 Jahre

Wie muss ich eine elektronische Rechnung archivieren?


… Elektronische Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Erhalten Sie z.B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Text in einer E-Mail, müssen Sie die E-Mail mit dem Rechnungstext aufbewahren.

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Quelle: AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Düsseldorfer Str. 40, 65760 Eschborn, http://www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=276&lang=3




Die gesetzkonforme Lösung



Mit „SiT Mail-Archiv“ bieten wir Ihnen eine einfache und sichere Lösung. Sie und Ihr Unternehmen sind abgesichert und Informationen stehen Ihnen schnell und simpel - beispielsweise bei Rechtsstreitigkeiten, elektronischen Offenlegungs-Anfragen durch Finanzbehörden zu bestimmter Korrespondenz oder sonstigen unternehmensinternen Informationszwecken - zur Verfügung.

Funktionsweise Sämtliche E-Mail-Nachrichten werden fälschungssicher und ohne zeitliche Verluste -vor Eingang beim Empfänger- gespeichert.


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Ihre Vorteile

  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
  • kein manuelles Verschieben von Nachrichten mehr
  • das Druckaufkommen wird reduziert
  • Einfache Suchfunktionen
    • bei elektr. Offenlegungs-Anfragen durch Finanzbehörden
    • bei Rechtsstreitigkeiten
    • bei sonstigen unternehmensint. Informationszwecken
  • eigene IT-Infrastruktur wird nicht weiter belastet
  • keine Anlaufkosten
  • Zugriff auch bei betrieblichen Schadensfall möglich
  • ein sicheres Gefühl