Unternehmen weltweit sind an eine stetig wachsende Anzahl an Gesetzen und Richtlinien zur Aufbewahrung digitaler Dokumente und Korrespondenz gebunden. Die Kommunikation per E-Mail steigt und gerade in Deutschland unterliegen sie strengen Vorgaben.
Aus Abgabeordnung (AO), Handelsgesetzbuch (HGB), TK-Gesetz und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben sich vielschichte Vorgaben zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Anforderungen, die kaum durchschaubar und händisch in den meisten Fällen nicht zu bewältigen sind.
Beispielsweise besagt § 147 AO, dass alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe dauerhaft gespeichert werden müssen. Darunter versteht das Gesetz jegliche Korrespondenz, die „ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt“ wie etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge.
Unter den Begriff „Geschäftsbriefe“ fallen auch elektronische Nachrichten wie E-Mails, Faxe, e-Postbriefe, Telegramme etc.
Darüber hinaus wird lt. AO die Aufbewahrung aller „sonstigen Unterlagen, soweit sie von der Besteuerung von Bedeutung sind“ gefordert.
Halten Sie die gesetzlichen aufbewahrungsfristen auch für Ihre digitalen Handels- und Geschäftsbriefe ein?
- Steuerlich relevante Akten und Korrespondenz (Bsp. Schriftverkehr die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, rückgängig macht oder abschließt): 6 Jahre
- Belege der kfm. Buchführung: 10 Jahre
Wie muss ich eine elektronische Rechnung archivieren?
… Elektronische Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Erhalten Sie z.B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Text in einer E-Mail, müssen Sie die E-Mail mit dem Rechnungstext aufbewahren.
Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.
Quelle: AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Düsseldorfer Str. 40, 65760 Eschborn, http://www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=276&lang=3
Die gesetzkonforme Lösung
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Funktionsweise Sämtliche E-Mail-Nachrichten werden fälschungssicher und ohne zeitliche Verluste -vor Eingang beim Empfänger- gespeichert. 